Dalam dunia bisnis, transaksi penjualan merupakan aktivitas utama yang menentukan arus kas dan profitabilitas perusahaan. Namun, tidak semua pelanggan melakukan pembelian secara tunai. Banyak perusahaan, terutama yang beroperasi dalam sektor B2B, menawarkan sistem penjualan kredit agar pelanggan memiliki fleksibilitas dalam pembayaran.
Di satu sisi, strategi ini mampu meningkatkan volume penjualan dan memperluas pangsa pasar. Tapi di sisi lain, penjualan kredit juga mengandung risiko piutang macet jika tidak dikelola dengan baik. Karena itu, memahami alur transaksi penjualan kredit serta cara mengontrolnya menjadi hal penting agar bisnis tetap sehat dan stabil secara finansial.
Pengertian Transaksi Penjualan Kredit
Transaksi penjualan kredit adalah proses penjualan di mana pembeli menerima barang atau jasa terlebih dahulu, namun pembayarannya dilakukan di kemudian hari sesuai kesepakatan yang telah ditentukan. Biasanya, penjual memberikan jangka waktu tertentu, misalnya 30 atau 60 hari, untuk pelunasan pembayaran.
Sistem ini memberikan keuntungan bagi pelanggan yang membutuhkan waktu lebih lama untuk membayar, sekaligus membantu penjual meningkatkan penjualan karena memberi kemudahan transaksi. Namun, bisnis perlu berhati-hati dalam menentukan batas kredit agar tidak mengganggu arus kas operasional.
Alur Transaksi Penjualan Kredit
Agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan atau penagihan, penting untuk memahami urutan proses transaksi penjualan kredit berikut ini:
1. Penerimaan Pesanan (Sales Order)
Proses dimulai ketika pelanggan mengajukan pesanan barang atau jasa. Bagian penjualan mencatat detail pesanan, seperti jumlah, harga, dan jadwal pengiriman.
2. Pemeriksaan Kelayakan Kredit (Credit Approval)
Sebelum pesanan diproses, perusahaan akan menilai kemampuan pelanggan dalam membayar tagihan. Pertimbangkan riwayat transaksi sebelumnya dan limit kredit.
3. Pengiriman Barang dan Pembuatan Faktur (Invoice)
Setelah disetujui, barang dikirim ke pelanggan disertai dengan faktur penjualan. Faktur ini mencantumkan nilai transaksi, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.
4. Pencatatan Piutang Usaha
Transaksi dicatat dalam akun piutang. Di tahap ini, perusahaan memiliki klaim atas pembayaran yang akan diterima dari pelanggan di masa mendatang.
5. Penagihan dan Pelunasan Pembayaran
Setelah mendekati tanggal jatuh tempo, tim keuangan akan mengirimkan pengingat atau melakukan follow up untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Setelah dibayar, piutang akan dicatat sebagai kas masuk.
Tips Mengontrol Transaksi Penjualan Kredit
Mengelola penjualan kredit memang menantang, tetapi dengan strategi yang tepat, Anda dapat meminimalkan risiko gagal bayar. Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
- Tetapkan batas kredit dengan jelas. Pastikan limit kredit sesuai dengan profil dan kemampuan pelanggan.
- Gunakan sistem pengingat otomatis. Tools atau software akuntansi dapat membantu mengingatkan pelanggan sebelum jatuh tempo.
- Pantau rasio piutang secara rutin. Lakukan analisis terhadap umur piutang agar Anda tahu mana pelanggan yang sering menunggak.
- Berikan insentif untuk pembayaran lebih cepat. Misalnya, diskon 2% untuk pelunasan dalam 10 hari.
- Gunakan sistem akuntansi terintegrasi. Dengan sistem seperti Odoo atau Accurate, proses penjualan, penagihan, dan laporan keuangan bisa terhubung otomatis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
Kesimpulan
Memahami transaksi penjualan kredit dan cara mengontrolnya dengan baik dapat membantu bisnis menjaga kestabilan arus kas sekaligus mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan. Dengan sistem yang teratur dan prosedur penagihan yang disiplin, perusahaan dapat tetap tumbuh tanpa harus khawatir terhadap risiko piutang macet.
Jika Anda ingin mengoptimalkan proses penjualan, sistem akuntansi, atau pengendalian keuangan di bisnis Anda, konsultasikan kebutuhan tersebut bersama tim profesional duduksantai.id. Hubungi customer service sekarang untuk mendapatkan solusi terbaik dalam pengelolaan bisnis dan akuntansi Anda.