Dalam operasional bisnis terutama jika Anda mengelola toko, gudang, atau manufaktur, stock opname adalah momen wajib yang sering kali membuat Anda sedikit merawa was-was. Bayangkan jika Anda menemukan selisih stok yang tidak terduga disaat laporan keuangan sudah harus diserahkan. Nah, itulah alasan mengapa proses stock opname harus direncanakan dan dijalankan dengan baik.
Artikel ini akan mengulas mengenai tahapan penting secara sederhana, langkah demi langkah, agar Anda bisa melakukan stock opname dengan lancar dan minim stres.
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah kegiatan verifikasi fisik terhadap jumlah barang di gudang, kemudian mencocokkan hasil hitungan dengan catatan di sistem. Tujuannya adalah memastikan bahwa data stok yang tercatat sesuai dengan kondisi nyata, serta mendeteksi selisih akibat kerusakan, pencurian, atau kekeliruan pencatatan.
Kapan dan Mengapa Anda Harus Melakukannya?
Idealnya stock opname dilakukan secara periodik seperti bulanan, kuartalan, atau tahunan tergantung pada jenis dan volume produk. Habit ini dapat membantu Anda:
- Menjaga keakuratan data inventaris.
- Mengidentifikasi barang hilang, rusak, atau kadaluwarsa.
- Mendukung perencanaan pembelian dan mencegah kelebihan atau kekurangan stok.
Cara Melakukan Stock Opname
Berikut ini langkah-langkah sederhana untuk melakukan proses verifikasi stok barang:
1. Perencanaan dan Penjadwalan
Tentukan jadwal dari jauh-jauh hari, misalnya saat low season atau akhir bulan. Informasikan bahwa stok tidak boleh bergerak selama proses ini.
2. Persiapan Awal
- Susun denah gudang untuk memudahkan penghitungan.
- Rapikan rak berdasarkan kategori barang dan beri label kode/barcode.
- Siapkan tim: tim hitung (di lapangan) dan tim input (di belakang).
3. Pelaksanaan Penghitungan Fisik
- Cetak lembar stok berdasarkan data sistem sebagai panduan.
- Hitung barang secara manual atau dengan barcode scanner.
- Tandai unit yang sudah dihitung agar tidak terjadi perhitungan ganda.
4. Input dan Verifikasi Data
- Masukkan hasil hitung fisik ke spreadsheet atau sistem inventory.
- Bandingkan dengan stok di sistem dan tandai selisih yang ditemukan.
- Selidiki penyebab selisih: entri yang terlambat, kerusakan, atau kehilangan.
5. Laporan dan Tindak Lanjut
- Buat laporan stock opname mencakup: jumlah fisik, stok sistem, dan selisih.
- Tandatangani berita acara sebagai bukti audit internal.
- Jika ada selisih, lakukan jurnal penyesuaian agar laporan keuangan tetap akurat.
Tips Agar Lebih Efisien dan Akurat
- Gunakan barcode scanner untuk mengurangi kesalahan manual.
- Otomasi sistem jika memiliki inventory besar.
- Lakukan opname rutin—bulanan atau kuartalan—untuk menjaga konsistensi.
- Libatkan staf kompeten dan fokus saat melakukan penghitungan.
Kesimpulan
Proses stock opname yang terstruktur adalah fondasi penting dalam menjaga keakuratan keuangan dan operasional bisnis. Dengan perencanaan matang, penghitungan detail, serta pelaporan yang komprehensif, Anda tidak hanya mencegah kerugian, tetapi juga membangun budaya profesional dan disiplin dalam mengelola persediaan.
Ingin memperkuat pengelolaan stock opname dan mengintegrasikannya dengan akuntansi serta strategi bisnis Anda? Silakan berkonsultasi dengan duduksantai.id sekarang juga. Hubungi customer service kami, dan dapatkan sistem inventaris stock opname yang simpel, profesional, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!